Hinweise zu Online-Meetings in Cisco WebEx

Mir kamen heute einige Gedanken zu einer Art Code of Conduct oder Etiquette für Online-Meetings. Im Prinzip schließt sich das an meinen vorherigen Beitrag an.

Die folgende Hinweise beziehen sich auf alle WebEx-Produkte (Meetings, Trainings, Events) allgemein, vor allem aber auf WebEx Meetings; da, wo Komponenten in speziellen Produkten gemeint sind, wird explizit darauf hingewiesen.

Sie richten sich vor allem an diejenigen, die die Position von ‚Hosts‘ innehaben, also z. B. Lehrende. Wenn nicht explizit von Hosts die Rede ist, sind die Do’s und Don’ts selbstverständlich für alle Teilnehmenden gültig.

Die Liste wird ergänzt.

1. Vor einem Meeting

  • Achten Sie auf Ihr Umfeld, wenn Sie nicht die Möglichkeit haben, Ihren Hintergrund im Videoconferencing-Tool unscharf zu machen: Keine Betten (ungemacht oder gemacht) im Hintergrund, keine unordentlichen Räume oder offenen Schränke, wo jeder Ihr Durcheinander sehen kann, eine NSFW-Kunstwerke, etc.
  • Achten Sie auf andere Personen an Ihrem Umfeld, die vielleicht nicht im Hintergrund sichtbar oder aufgezeichnet sein möchten.
  • Überlegen Sie, ob alle Teilnehmenden sichtbar sein müssen; die Beschränkung der Besprechung auf einen einzigen Videostream kann Bandbreitenprobleme der Teilnehmenden verringern.
  • Stellen Sie sicher, dass sensible Gespräche nicht von Unbefugten belauscht oder beobachtet werden können.
  • Achten Sie als Hosts darauf, dass Teilnehmende, die sich per Telefon einwählen, nicht die gleichen Möglichkeiten wie User von Desktop- und Web-Apps haben.
  • Seien Sie mit den Features einzelner WebEx-Produkte gut genug vertraut.
  • Seien Sie sich darüber im Klaren, dass User Interfaces unter MacOS und Windows sehr unterschiedlich sind und gehen Sie ggf. auf entsprechende Fragen ein.
  • Geben Sie als Host keine Meeting-IDs und Passwörter in öffentlichen (digitalen) Räumen, z. B. in Sozialen Medien, weiter.
  • Verwenden Sie als Host Meeting-Access-Codes nicht mehrfach.
  • Beobachten Sie als Host die Liste der Teilnehmenden hinsichtlich ungewollter Gäste.
  • Schließen Sie ggf. Ihre persönlichen Räume nach Beginn einer Sitzung, sodass Teilnehmende, die zu spät kommen o. Ä. zunächst in der ‘Lobby’ landen.
  • Öffnen Sie als Host den Raum 10 bis 15 Minuten vor dem Meeting: Zeit zum Einfinden, Technik-Checken, usw.

2. Während eines Meetings

  • Generell: Machen Sie als Host deutlich, dass es sich bei einem Videomeeting in einem WebEx-Raum um einen ‚geschützten Ort‘ handelt. 

 

  • Bei der ersten Sitzung

Führen Sie als Host die Teilnehmenden in die wichtigsten technischen Features ein: Chat, Hand-Heben, Poll, …

Diskussionen moderieren

  • Während Kinder und Haustiere liebenswert sein mögen (und eine dringend benötigte Ablenkung, wenn Sie sich überfordert fühlen), kann es eine Beeinträchtigung darstellen, über Nebengeräusche eines schreienden Kindes oder einen bellenden Hund sprechen zu müssen. Achten Sie also auf Lärm und …
  • schalten Sie Ihr Mikrofon auf stumm, wenn Sie gerade keine Beiträge geben oder präsentieren; als Host: schalten Sie Teilnehmende auf stumm, wenn Sie störende Geräusche vernehmen und die jeweiligen Personen gerade keine Rede- oder Präsentationsbeiträge haben.
  • Sollten Sie Geräusch- oder Lärmquellen nicht beseitigen können, weisen Sie mündlich oder schriftlich darauf hin.
  • Wenn eine Frage an die Gruppe gestellt wird, versuchen Sie als Teilnehmende nicht sofort zu sprechen, sondern aktivieren Sie Ihre „Hand hoch“-Funktion.
  • Als Host oder Moderator (letzteres in Trainings oder Events) sind Sie dafür zuständig, wer spricht; lassen Sie niemanden zu viel Zeit mit irrelevantem Geschwätz verschwenden. Unterbrechen Sie Gespräche, wenn Sie vom Thema wegführen (und achten Sie dabei auf Ihre Manieren).
  • Achten Sie auch als Teilnehmende auf Ihre Manieren. Fragen Sie, ob es in Ordnung ist, eine längere Idee zu teilen; stellen Sie sich vor, wenn andere Teilnehmende Sie nicht kennen, und entschuldigen Sie sich, wenn Sie versehentlich jemanden unterbrochen haben, und lassen Sie andere ihren Gedanken zu Ende denken.
  • Wenn Sie als Host Fragen von den Teilnehmenden zulassen, wiederholen Sie diese, um sicherzugehen, dass alle sie verstanden haben; lassen Sie sich dies ggf. im Chat kurz durch ‚ja‘ bestätigen.
  • Signalisieren Sie ggf., wenn Sie einen Redebeitrag zu Ende geführt haben, entweder als Wortbeitrag und/oder im Chat.
  • Signalisieren Sie als Teilnehmende, wenn Sie etwas nicht verstanden haben, z. B. auch durch ein simples Fragezeichen (?) im Chat.

Teilen von Inhalten

  • Schützen Sie vertraulicher Daten auf Ihrem Gerät: Vermeiden Sie die Weitergabe vertraulicher Informationen, die auf Ihren Bildschirmen sichtbar sind. Schließen Sie vor dem Teilen von Inhalten alle Anwendungen, E-Mail-Programme und Dokumente, die Sie in dieser Sitzung nicht verwenden werden.
  • Achten Sie als Host darauf, dass in WebEx Meetings die Voreinstellung besagt, dass alle Teilnehmenden Inhalte teilen können, also zu Präsentierenden werden können, einfach durch zwei Klicks. Jedes Teilen durch eine andere Person unterbricht aktuell laufende Screen-, Application- und Document-Sharing-Prozesse. Teilen Sie Inhalte nur nach vorheriger Rücksprache.
  • Deaktivieren Sie als Host ggf., dass alle Teilnehmenden Inhalte teilen können, wenn Sie sich als alleinige präsentierende Person in einem Meeting betrachten.

Chat

  • Während eines Videomeetings gibt es die Chat-Funktion, die es den Teilnehmenden ermöglicht, Fragen zu stellen und in einen Dialog mit anderen zu treten. Das Aufzeichnen, einschließlich Fotografieren, Bildschirmaufnahmen oder andere Kopiermethoden, von Chat-Nachrichten ist nicht gestattet, außer durch den Host.
  • Weisen Sie als Host Teilnehmende darauf hin, dass Chats, die an alle geschrieben werden, vom Host gespeichert werden können, z. B. um Antworten auf Fragen im Nachhinein auszuwerten.
  • Weisen Sie als Host die Teilnehmenden darauf hin, dass private Chat-Nachrichten von Ihnen als Host nicht gesehen werden können.
  • Achten Sie darauf, dass Chat-Diskussionen einen professionellen Ton beibehalten sollten.

Aufnahmen

  • Weisen Sie als Host darauf hin, dass nur Hosts Aufnahmen von Meetings starten oder die (technische) Erlaubnis dazu erteilen können. Achtung: Teams beruht auf dem Prinzip der ‘demokratisierten Meetings’, sodass hier alle Teilnehmenden die Möglichkeit haben, Aufnahmen zu machen, neue Gäste einzuladen, Teilnehmende auf stumm zu stellen etc.
  • Beachten Sie die Richtlinien der Freien Universität zum Aufzeichnen von Lehrveranstaltungen.

Aufmerksamkeitsindikator in WebEx Trainings

  • Weisen Sie als Host darauf hin, dass der Aufmerksamkeitsindikator lediglich besagt, ob bei Teilnehmenden andere Applikationen nebenbei oder vordergründig laufen; auch wenn die Teilnehmenden sich Notizen in einem Texteditor machen, wären Sie für WebEx Trainings demnach ‘unaufmerksam’.

Zum Ende eines Meetings

  • Kündigen Sie als Host an, dass das Meeting bald endet und behalten Sie den Raum noch ca. 10 Minuten offen: Zeit ‘zusammenzupacken’ oder Fragen zu stellen.
  • Achten Sie als Host bei Meetings darauf, dass Sie das Meeting beenden (nicht nur verlassen), wenn Sie wollen, dass das Meeting für alle Teilnehmenden beendet wird; wenn Sie den Raum noch offen lassen wollen, können Sie den Raum auch verlassen; die Presenter-Rolle geht dann auf verbliebende Teilnehmende über.

The WRITE Way to Communicate Online

C. Lewis‘ (2000) Ratschlag über den WRITE way der Kommunikation richtet sich eigentlich an Lehrende, ist aber nicht minder relevant für Studierende.

“The WRITE way involves communicating online in a manner that is (W)arm, (R)esponsive, (I)nquisitive, (T)entative, and (E)mpathetic.”

Warmth – “Being warm online is a way of reminding others (and you) that it is people who are engaged in communication, not software”

Responsive – “Try to return personal messages as soon as possible, and set up a regular rhythm of communication for other responses.”

Inquisitiveness – “Defensiveness is reduced if people ask questions rather than make statements.”

Tentativeness – “A question – framed in a tentative manner – reduces defensiveness and can also contribute valuable information (e.g., ‘Don’t you think it’d be better if we . . . ‘).”

Empathy – “. . . put yourself in the shoes of your audience.”*


*Lewis, C.. 2000. “Taming the Lions and Tigers and Bears: The WRITE WAY to Communicate Online.” In K. Anderson & B. Weight (Eds.), The Online Teaching Guide: A Handbook of Attitudes, Strategies, and Techniques for the Virtual Classroom (pp. 13-23). Needham Heights, MA: Allyn and Bacon.

Good Practices für Online-Meetings

Wer hat es in den letzten Wochen nicht erlebt?

Ein Online-Meeting ist angesetzt und für einige Teilnehmende ist es die erste Meeting-Erfahrung im virtuellen Raum. Sie betreten den Raum mit offenem Mikrofon und es entsteht eine fast unerträgliche Kakofonie aus Geraschel, Geklimper, Getippe, Geräusper, Hallo-Gerufe, Kann-man-mich-hören-? … Es erfordert durchaus Widerstandsfähigkeit, sich nicht die Kopfhörer von den Ohren zu reißen in solchen Momenten.

Nach solchen Erfahrungen mit Kollegen und Kolleginnen hatte ich mir überlegt, für die ersten Sitzungen mit Studierenden eine ‚Good-Practices‘-Folie zu erstellen, die ich am Anfang einer jeden Live-Session teile.

Meine Idee dabei ist, einen Online-Raum bereits 15 Minuten vor Beginn einer Live-Session zu öffnen und diese Folie zu präsentieren:

Folie erstellt mit MS PowerPoint.

Good Practices

  • Ich setze meine Live-Sessions mit Studierenden ca. 45 Minuten an; diese Länge hat sich für mich bewährt, gerade dann, wenn Studierende zuvor bereits 90-minütige Live-Vorlesungen oder Live-Seminare bei anderen Dozierenden besucht haben;
  • als Zeiten sind meist volle Stunden angesetzt, also 10 Uhr, 14 Uhr usw.; da man nie weiß, wie es Teilnehmende mit Angaben wie ‚c.t.‘ und ’s.t.‘ halten, nehme ich die erste Viertelstunde (das akademische Viertel) als Zeit zum Einfinden, Technik-Checken, Vorbereiten, …;
  • das Betreten eines Online-Meeting-Raums mit stummgeschaltetem Mikrofon sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein, aber trotzdem ist der Hinweis gut; notfalls kann man als Host die Mikrofone aller Teilnehmenden auf einmal stummschalten;
  • wer beitragen möchte, sollte das Handzeichentool in Cisco WebEx benutzen und auf das Signal der moderierenden Person warten; dies kann bei mehr als 10 Teilnehmenden aber schnell übersichtlich werden, da man sich als Host durch die Liste der Teilnehmenden scrollt, um zu schauen, wer sich gemeldet hat (ein Warnton signalisiert zwar, dass sich jemand meldet, aber praktisch wäre, wenn die Person in der Liste der Teilnehmenden dann nach oben rutscht);
  • Fragen an alle Studierenden können einfach und schnell im Chat beantwortet werden.

In einen leeren Raum reden

Wenn sich alle Teilnehmenden an die Good Practices des Mikrofon-stumm-Haltens halten (und meistens auch kein Video angeschaltet haben), fühlt man sich natürlich, als würde man in einen leeren Raum sprechen. Das ist ungewohnt und eventuell neigt man dann dazu, in Monologe zu verfallen.

Da kam mir die Idee, die Studierenden zu ermuntern, auch ohne konkrete Fragen von mir im Chat schriftlich ‘zuzunicken’ (mit so etwas wie „okay“ oder „verstehe“) oder halt ‘den Kopf zu schütteln’ („verstehe ich nicht“ oder „wie ist das gemeint?“).

Zwar wird es auch hier mit vielen Teilnehmenden schwierig, den Überblick zu behalten (gerade dann, wenn man keine Moderation an der Seite an), aber zumindest sieht man etwas Reaktion und Bewegung.

Feature-Checks am Anfang einer Sitzung

Da ich nicht weiß, wie viele und welche der Studierenden bereits zuvor an Live-Sessions teilgenommen haben, wo sie eventuell auch aktiv sein sollten (nicht nur zuhören wie bei Vorlesungen), hatte ich mir überlegt, am Anfang kleine Feature-Checks für Cisco WebEx Meetings einzubauen; im Detail:

  1. Die Studierenden sollten schriftlich im Chat schreiben, ob sie mich hören können.
  2. Sie sollten die Hand heben, wenn Sie mich sehen und meine geteilte Folie sehen können.
  3. Sie sollten im Poll über „Harry Potter oder Herr der Ringe“* abstimmen.

So waren innerhalb von weniger als 5 Minuten alle wichtigen technischen Features ‘geklärt‘.

Am Ende einer Sitzung

Das Verlassen eines Online-Meeting-Raums geht meist schneller als gedacht; wenn man als Host das Meeting beendet, ist es für alle Teilnehmenden beendet; wenn man es nur verlässt, bleibt der Raum weiter für die Verbliebenen offen.

Um der Abruptheit etwas entgegenzuwirken, habe ich einen Puffer von 10 Minuten angesetzt, in dem noch Fragen gestellt werden können (mündlich oder im Chat), in dem die Studierenden den Raum aber auch einfach kommentarlos verlassen können.

Folie erstellt mit MS PowerPoint.

Das ist quasi die Zeit, in der man sonst zusammenpackt und die Studierenden vielleicht noch nach vorn kommen, um kurze und schnelle Fragen zu an die Dozierenden zu stellen.


*Wahlweise kann hier natürlich auch nach „Kaffee oder Tee?“, „Hund oder Katze?“, „Pizza oder Pasta?“ gefragt werden 😉