{"id":131,"date":"2020-04-26T18:31:25","date_gmt":"2020-04-26T16:31:25","guid":{"rendered":"https:\/\/blogs.fu-berlin.de\/mummelthei\/?p=131"},"modified":"2020-04-28T21:34:09","modified_gmt":"2020-04-28T19:34:09","slug":"hinweise-zu-online-meeting-in-cisco-webex","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blogs.fu-berlin.de\/mummelthei\/2020\/04\/26\/hinweise-zu-online-meeting-in-cisco-webex\/","title":{"rendered":"Hinweise zu Online-Meetings in Cisco WebEx"},"content":{"rendered":"<p>Mir kamen heute einige Gedanken zu einer Art\u00a0<em>Code of Conduct<\/em> oder\u00a0<em>Etiquette\u00a0<\/em>f\u00fcr Online-Meetings. Im Prinzip schlie\u00dft sich das an meinen vorherigen Beitrag an.<\/p>\n<p>Die folgende Hinweise beziehen sich auf alle WebEx-Produkte (Meetings, Trainings, Events) allgemein, vor allem aber auf WebEx Meetings; da, wo Komponenten in speziellen Produkten gemeint sind, wird explizit darauf hingewiesen.<\/p>\n<p>Sie richten sich vor allem an diejenigen, die die Position von &#8218;Hosts&#8216; innehaben, also z. B. Lehrende. Wenn nicht explizit von Hosts die Rede ist, sind die Do&#8217;s und Don&#8217;ts selbstverst\u00e4ndlich f\u00fcr alle Teilnehmenden g\u00fcltig.<\/p>\n<p>Die Liste wird erg\u00e4nzt.<\/p>\n<h3>1. Vor einem Meeting<\/h3>\n<ul>\n<li>Achten Sie auf Ihr Umfeld, wenn Sie nicht die M\u00f6glichkeit haben, Ihren Hintergrund im Videoconferencing-Tool unscharf zu machen:\u00a0Keine Betten (ungemacht oder gemacht) im Hintergrund, keine unordentlichen R\u00e4ume oder offenen Schr\u00e4nke, wo jeder Ihr Durcheinander sehen kann,\u00a0eine NSFW-Kunstwerke, etc.<\/li>\n<li>Achten Sie auf andere Personen an Ihrem Umfeld, die vielleicht nicht im Hintergrund sichtbar oder aufgezeichnet sein m\u00f6chten.<\/li>\n<li>\u00dcberlegen Sie, ob alle Teilnehmenden sichtbar sein m\u00fcssen; die Beschr\u00e4nkung der Besprechung auf einen einzigen Videostream kann Bandbreitenprobleme der Teilnehmenden verringern.<\/li>\n<li>Stellen Sie sicher, dass sensible Gespr\u00e4che nicht von Unbefugten belauscht oder beobachtet werden k\u00f6nnen.<\/li>\n<li>Achten Sie als Hosts darauf, dass Teilnehmende, die sich per Telefon einw\u00e4hlen, nicht die gleichen M\u00f6glichkeiten wie User von Desktop- und Web-Apps haben.<\/li>\n<li>Seien Sie mit den Features einzelner WebEx-Produkte gut genug vertraut.<\/li>\n<li>Seien Sie sich dar\u00fcber im Klaren, dass User Interfaces unter MacOS und Windows sehr unterschiedlich sind und gehen Sie ggf. auf entsprechende Fragen ein.<\/li>\n<li>Geben Sie als Host keine Meeting-IDs und Passw\u00f6rter in \u00f6ffentlichen (digitalen) R\u00e4umen, z. B. in Sozialen Medien, weiter.<\/li>\n<li>Verwenden Sie als Host Meeting-Access-Codes nicht mehrfach.<\/li>\n<li>Beobachten Sie als Host die Liste der Teilnehmenden hinsichtlich ungewollter G\u00e4ste.<\/li>\n<li>Schlie\u00dfen Sie ggf. Ihre pers\u00f6nlichen R\u00e4ume nach Beginn einer Sitzung, sodass Teilnehmende, die zu sp\u00e4t kommen o. \u00c4. zun\u00e4chst in der \u2018Lobby\u2019 landen.<\/li>\n<li>\u00d6ffnen Sie als Host den Raum 10 bis 15 Minuten vor dem Meeting: Zeit zum Einfinden, Technik-Checken, usw.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>2. W\u00e4hrend eines Meetings<\/h3>\n<ul>\n<li><span style=\"color: #ff0000\">Generell: Machen Sie als Host deutlich, dass es sich bei einem Videomeeting in einem WebEx-Raum um einen &#8218;gesch\u00fctzten Ort&#8216; handelt.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Bei der ersten Sitzung<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>F\u00fchren Sie als Host die Teilnehmenden in die wichtigsten technischen Features ein: Chat, Hand-Heben, Poll, &#8230;<\/p>\n<p><strong>Diskussionen moderieren<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>W\u00e4hrend Kinder und Haustiere liebenswert sein m\u00f6gen (und eine dringend ben\u00f6tigte Ablenkung, wenn Sie sich \u00fcberfordert f\u00fchlen), kann es eine Beeintr\u00e4chtigung darstellen, \u00fcber Nebenger\u00e4usche eines schreienden Kindes oder einen bellenden Hund sprechen zu m\u00fcssen. Achten Sie also auf L\u00e4rm und &#8230;<\/li>\n<li>schalten Sie Ihr Mikrofon auf stumm, wenn Sie gerade keine Beitr\u00e4ge geben oder pr\u00e4sentieren; als Host: schalten Sie Teilnehmende auf stumm, wenn Sie st\u00f6rende Ger\u00e4usche vernehmen und die jeweiligen Personen gerade keine Rede- oder Pr\u00e4sentationsbeitr\u00e4ge haben.<\/li>\n<li>Sollten Sie Ger\u00e4usch- oder L\u00e4rmquellen nicht beseitigen k\u00f6nnen, weisen Sie m\u00fcndlich oder schriftlich darauf hin.<\/li>\n<li>Wenn eine Frage an die Gruppe gestellt wird, versuchen Sie als Teilnehmende nicht sofort zu sprechen, sondern aktivieren Sie Ihre &#8222;Hand hoch&#8220;-Funktion.<\/li>\n<li>Als Host oder Moderator (letzteres in Trainings oder Events)\u00a0sind Sie daf\u00fcr zust\u00e4ndig, wer spricht; lassen Sie niemanden zu viel Zeit mit irrelevantem Geschw\u00e4tz verschwenden. Unterbrechen Sie Gespr\u00e4che, wenn Sie vom Thema wegf\u00fchren (und achten Sie dabei auf Ihre Manieren).<\/li>\n<li>Achten Sie auch als Teilnehmende auf Ihre Manieren. Fragen Sie, ob es in Ordnung ist, eine l\u00e4ngere Idee zu teilen; stellen Sie sich vor, wenn andere Teilnehmende Sie nicht kennen, und entschuldigen Sie sich, wenn Sie versehentlich jemanden unterbrochen haben, und lassen Sie andere ihren Gedanken zu Ende denken.<\/li>\n<li>Wenn Sie als Host Fragen von den Teilnehmenden zulassen, wiederholen Sie diese, um sicherzugehen, dass alle sie verstanden haben; lassen Sie sich dies ggf. im Chat kurz durch &#8218;ja&#8216; best\u00e4tigen.<\/li>\n<li>Signalisieren Sie ggf., wenn Sie einen Redebeitrag zu Ende gef\u00fchrt haben, entweder als Wortbeitrag und\/oder im Chat.<\/li>\n<li>Signalisieren Sie als Teilnehmende, wenn Sie etwas nicht verstanden haben, z. B. auch durch ein simples Fragezeichen (?) im Chat.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Teilen von Inhalten<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Sch\u00fctzen Sie vertraulicher Daten auf Ihrem Ger\u00e4t: Vermeiden Sie die Weitergabe vertraulicher Informationen, die auf Ihren Bildschirmen sichtbar sind. Schlie\u00dfen Sie vor dem Teilen von Inhalten alle Anwendungen, E-Mail-Programme und Dokumente, die Sie in dieser Sitzung nicht verwenden werden.<\/li>\n<li>Achten Sie als Host darauf, dass in WebEx Meetings die Voreinstellung besagt, dass alle Teilnehmenden Inhalte teilen k\u00f6nnen, also zu Pr\u00e4sentierenden werden k\u00f6nnen, einfach durch zwei Klicks. Jedes Teilen durch eine andere Person unterbricht aktuell laufende Screen-, Application- und Document-Sharing-Prozesse. Teilen Sie Inhalte nur nach vorheriger R\u00fccksprache.<\/li>\n<li>Deaktivieren Sie als Host ggf., dass alle Teilnehmenden Inhalte teilen k\u00f6nnen, wenn Sie sich als alleinige pr\u00e4sentierende Person in einem Meeting betrachten.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Chat<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>W\u00e4hrend eines Videomeetings gibt es die Chat-Funktion, die es den Teilnehmenden erm\u00f6glicht, Fragen zu stellen und in einen Dialog mit anderen zu treten. Das Aufzeichnen, einschlie\u00dflich Fotografieren, Bildschirmaufnahmen oder andere Kopiermethoden, von Chat-Nachrichten ist nicht gestattet, au\u00dfer durch den Host.<\/li>\n<li>Weisen Sie als Host Teilnehmende darauf hin, dass Chats, die an alle geschrieben werden, vom Host gespeichert werden k\u00f6nnen, z. B. um Antworten auf Fragen im Nachhinein auszuwerten.<\/li>\n<li>Weisen Sie als Host die Teilnehmenden darauf hin, dass private Chat-Nachrichten von Ihnen als Host nicht gesehen werden k\u00f6nnen.<\/li>\n<li><span style=\"color: #ff0000\">Achten Sie darauf, dass Chat-Diskussionen einen professionellen Ton beibehalten sollten.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Aufnahmen<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Weisen Sie als Host darauf hin, dass nur Hosts Aufnahmen von Meetings starten oder die (technische) Erlaubnis dazu erteilen k\u00f6nnen. Achtung: Teams beruht auf dem Prinzip der \u2018demokratisierten Meetings\u2019, sodass hier alle Teilnehmenden die M\u00f6glichkeit haben, Aufnahmen zu machen, neue G\u00e4ste einzuladen, Teilnehmende auf stumm zu stellen etc.<\/li>\n<li>Beachten Sie die <a href=\"https:\/\/www.fu-berlin.de\/sites\/it-sicherheit\/downloads\/Richtlinie-zur-Aufzeichnung-von-Lehrveranstaltungen---1_04.pdf\">Richtlinien<\/a> der Freien Universit\u00e4t zum Aufzeichnen von Lehrveranstaltungen.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Aufmerksamkeitsindikator in WebEx Trainings<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Weisen Sie als Host darauf hin, dass der Aufmerksamkeitsindikator lediglich besagt, ob bei Teilnehmenden andere Applikationen nebenbei oder vordergr\u00fcndig laufen; auch wenn die Teilnehmenden sich Notizen in einem Texteditor machen, w\u00e4ren Sie f\u00fcr WebEx Trainings demnach \u2018unaufmerksam\u2019.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Zum Ende eines Meetings<\/h3>\n<ul>\n<li>K\u00fcndigen Sie als Host an, dass das Meeting bald endet und behalten Sie den Raum noch ca. 10 Minuten offen: Zeit \u2018zusammenzupacken\u2019 oder Fragen zu stellen.<\/li>\n<li>Achten Sie als Host bei Meetings darauf, dass Sie das Meeting beenden (nicht nur verlassen), wenn Sie wollen, dass das Meeting f\u00fcr alle Teilnehmenden beendet wird; wenn Sie den Raum noch offen lassen wollen, k\u00f6nnen Sie den Raum auch verlassen; die Presenter-Rolle geht dann auf verbliebende Teilnehmende \u00fcber.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>The WRITE Way to Communicate Online<\/h3>\n<p>C. Lewis&#8216; (2000) Ratschlag \u00fcber den <em>WRITE way<\/em>\u00a0der Kommunikation richtet sich eigentlich an Lehrende, ist aber nicht minder relevant f\u00fcr Studierende.<\/p>\n<p>\u201cThe WRITE way involves communicating online in a manner that is (W)arm, (R)esponsive, (I)nquisitive, (T)entative, and (E)mpathetic.\u201d<\/p>\n<p><strong>Warmth<\/strong> \u2013 \u201cBeing warm online is a way of reminding others (and you) that it is people who are engaged in communication, not software\u201d<\/p>\n<p><strong>Responsive<\/strong> &#8211; \u201cTry to return personal messages as soon as possible, and set up a regular rhythm of communication for other responses.\u201d<\/p>\n<p><strong>Inquisitiveness<\/strong> \u2013 \u201cDefensiveness is reduced if people ask questions rather than make statements.\u201d<\/p>\n<p><strong>Tentativeness<\/strong> \u2013 \u201cA question \u2013 framed in a tentative manner \u2013 reduces defensiveness and can also contribute valuable information (e.g., \u2018Don\u2019t you think it\u2019d be better if we . . . \u2018).\u201d<\/p>\n<p><strong>Empathy<\/strong> \u2013 \u201c. . . put yourself in the shoes of your audience.\u201d*<\/p>\n<hr \/>\n<p>*Lewis, C.. 2000. \u201cTaming the Lions and Tigers and Bears: The WRITE WAY to Communicate Online.\u201d In K. Anderson &amp; B. Weight (Eds.), The Online Teaching Guide: A Handbook of Attitudes, Strategies, and Techniques for the Virtual Classroom (pp. 13-23). Needham Heights, MA: Allyn and Bacon.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Mir kamen heute einige Gedanken zu einer Art\u00a0Code of Conduct oder\u00a0Etiquette\u00a0f\u00fcr Online-Meetings. Im Prinzip schlie\u00dft sich das an meinen vorherigen Beitrag an. Die folgende Hinweise beziehen sich auf alle WebEx-Produkte (Meetings, Trainings, Events) allgemein, vor allem aber auf WebEx Meetings; da, wo Komponenten in speziellen Produkten gemeint sind, wird explizit darauf hingewiesen. 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