WebEx Mehrfach-Einladungen zu Meetings

[Siegfried Männer]

Liebe Community!

Jetzt ist es passiert, zum ersten Mal erlebe ich die Situation, zwei Meetings zum selben Zeitpunkt zu veranstalten und selbst Einladender zu sein. Ich habe es mal mit meinem System gestestet und mich selbst zwei Mal eingeladen (über unterschiedliche IP-Adressen), das hat funktioniert. Es klappt also, wenn ich auf zwei Rechnern zwei Meetings zum gleichen Zeitpunkt laufen lasse.

Ich würde trotzdem gerne folgende Punkte diskutieren:

• Ich setze zwei Einladungen zum gleichen Tag und gleichen Zeitpunkt via Outlook und WebEx-Meeting im Kalender an und lade dazu Teilnehmer ein. Das funktioniert, einzig das Programm Outlook weist auf einen Termin-„Konflikt“ hin. Mails gehen raus und TN kriegen Einladungsmails mit dem Hinweis zum Meeting beitreten, alles hübsch – oder?
• In meinem Szenario wären nun zwei Meetings für den Tag offen Ich starte Meeting 1, das aktive Meeting 1 lasse ich so laufen wie immer, das ist kein Problem.Interessant ist nun Meeting 2 im Szenario:

  Muss ich das Meeting 2 aktiv als Einladener starten, oder reicht es, wenn alle Eingeladenen einfach nur dem Meeting beitreten, die Moderatorenrolle neu übernommen? Ich selbst würde in diesem Fall (Meeting 2) das Meeting nicht aktiv starten bzw. könnte Meeting 2 sogar komplett schließen? Im Meeting 2 sollen Studierende ihre Prüfungen vorbereiten bzw. besprechen und selbst entscheiden, wann das Meeting zuende ginge.

Herzliche Grüße

[Rene Perfölz]

Sehr geehrter Herr Dr. Männer,

vielen Dank für Ihre Anfrage.

Von Webex aus sollte es keine Probleme beim Ansetzen und Starten von zwei parallelen Meetings-Sitzungen geben. Damit das „Meeting 2“ ohne Sie von Ihren Studierenden gestartet werden kann, müssten Sie noch in den Sitzungseinstellungen unter „erweiterte Optionen“ > „Optionen zum Ansetzen“ beim Punkt „Mitgastgeber“ die Option „Alle Teilnehmer, mit Gastgeberkonten auf dieser Site werden bei Beitritt zu Meetings zu Mitgastgebern“ auswählen und dann speichern.

Achtung: Nur Studierende, die über ihre primäre FU-Mailadresse zu der Sitzung eingeladen wurden, können so das Meeting selbstständig starten! Die primäre E-Mail-Adresse finden Ihre Studierenden im ZEDAT-Portal unter diesem Link: https://portal.zedat.fu-berlin.de/account/ Alternativ könnten Sie auch den Link zu „Meeting 2“ mit Ihren Studierenden teilen (ohne Einladung) und diese bitten, über die Webex Desktop-App oder angemeldet über ihr Zedat-Portal an der Sitzung teilzunehmen. Sie sollten in beiden Fällen als Inhaberinnen und Inhaber eines FU-Accounts erkannt und entsprechend als „Mitgastgeber“ akzeptiert werden.

Falls Sie Ihre Studierenden über andere Mailadressen zum Meeting eingeladen haben, müssten Sie „Meeting 2“ starten. Dann könnten Sie einer oder einem beliebigen Studierenden die „Mitgastgeber“-Rolle zuweisen und die Sitzung wieder ohne Probleme verlassen. Die Sitzung würde dann ohne Sie so lange weiterlaufen, bis eine Studierende oder ein Studierender die Sitzung für alle beendet.

Bedenken Sie auch, dass die Meeting-Sitzung, wenn sie einmal von ihren Studierenden beendet wurde, in der Meetings-Übersicht ggf. unter „Abgeschlossen“ auftauchen könnte (für Studierende, die erst später an der Sitzung teilnehmen möchten): https://fu-berlin.webex.com/webappng/sites/fu-berlin/meeting/home Um dies zu vermeiden, können Sie die Startzeit von „Meeting 2“ auch auf einen späteren Zeitpunkt am Tage legen, z.B. 20 Uhr. Die Sitzung lässt sich auch vor dem angesetzten Zeitpunkt starten, gleichzeitig bliebe sie den ganzen Tag über in der Meetings-Übersicht erhalten.

Zuletzt noch ein Hinweis zur Anwesenheit in zwei parallelen Sitzungen gleichzeitig. Im besten Fall verlassen ihre Studierenden „Meeting 2“ und treten im Anschluss „Meeting 1“ bei. Technisch ist es zwar möglich, an beiden Sitzungen parallel teilzunehmen, allerdings könnte dies einerseits zu Kapazitätsproblemen bei den Endgeräten ihrer Studierenden führen (Bandbreite, CPU-Leistung, Speicherauslastung etc.), andererseits kann es zu Audioproblemen führen, wenn ihre Studierenden nicht immer darauf achten, ihre Audioverbindung in der jeweiligen Sitzung zu trennen, in der sie gerade nicht sprechen und zuhören.

Ich hoffe, damit konnte ich Ihnen weiterhelfen. Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Durchführung der Prüfung.

Mit freundlichen Grüßen

René Perfölz

[Autor]

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