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Excel oder eine Datenbank?

von Peter Kocmann

Szenario:

Alex arbeitet als Studentischer Mitarbeiter an der Freien Universität.
Er soll eine Veranstaltungsreihe betreuen und die dazugehörigen Daten organisieren.

Während der Arbeit an den Daten stellt Alex eines Tages fest:
„Wir haben jetzt schon fünf Tabellen in Excel gemeinsam verknüpft. Veranstaltungsorte, Teilnehmerlisten, Redner, Kosten, Zeitplanung (…). Puh. Überall sind dutzende oder gar hunderte Einträge. Das ist alles sehr aufwändig. Langsam verliere ich den Überblick.“

In diesem Szenario stellt sich die Frage, ob Excel für diese Aufgabe die richtige Wahl ist.

Allgemein gilt:

Excel ist mit kompliziert verknüpften Daten irgendwann überfordert.
Datenbanken sind für das speichern komplexer Datenstrukturen sehr gut vorbereitet.

Drei Fragen sind in diesem Szenario wichtig.

(1) Welche zwei kritischen Erfolgsfaktoren gibt es bei einer „guten Nutzung“ von Excel?

(1.1) Die Datenstrukturen müssen normalisert vorliegen. Das hat Top-Priorität!

(1.2) Die aktuellen Excel-Werkzeuge sollten konsequent genutzt werden. Gemeint sind damit vor allem „Datentabellen“, „Datenschnitte“, „PowerPivot“, „PowerQuery“ und ca. 20 Funktionen z.B. SUMMEWENNS().

(2) Was verstehe ich unter einer „guten Nutzung“ von Excel?

(2.1) Viele Prozesse laufen automatisiert. Der Punkt ist nur erreichbar, wenn die Daten normalisiert vorliegen.

(2.2) Selbst sehr komplexe Auswertungen dauern höchstens Stunden. Auswertungen aller Art dürfen nicht Tage oder gar Wochen benötigen.

(3) Wann sollte ein Wechsel von Excel zu einer Datenbank stattfinden?

(3.1) Eine der Tabellen umfasst mehr als 50 Spalten und 50.000 Zeilen.

(3.2) Mehr als fünf größere Tabellen müssen miteinander verknüpft und ausgewertet werden.

(3.3) Mehr als eine Person soll zur gleichen Zeit an den Daten arbeiten können.

Im Folgeartikel (Januar 2019) werde ich darauf eingehen, welche Datenbank Alex nutzen könnte.

Redaktionelle Hinweise:
(1) Normalisierung

Autor: Peter Kocmann