In this episode, we talk with the Welcome Service here at the Freie Universität Berlin. We learn about how the Welcome Service team can help researchers coming to the Freie Universität and what you need to know when you arrive in Berlin as an international researcher. Note: This episode focusses on doctoral students who have employment contracts with the FU Berlin. In an upcoming episode, we’ll hear more about resources and support for international doctoral students who aren’t employed through the university.

Audio

This interview was conducted in April 2023.

Highlights

„… because like obviously coming from my own experience, I’ve lived abroad, I know what it’s like to start over in a new country, and not really know what’s going on. So we know how valuable it is to have someone who can, a) translate things, but then also explain them, and just be able to be like, man, maybe you should do this or that, or just sort of help you along the way“

„… So I think that also just, it’s a big step that you’ve taken moving to a new country. And so be gentle with yourself and take the time. And yeah, acknowledge the magnitude of the step that you’ve taken to move to a different country. Like obviously have fun, but also maybe take a step back at some point and be gentle with yourself.“

from our interview with Kirsten Schmiester

SUMMARY

English:

In this episode, we spoke with Kirsten Schmiester from the Welcome Service at Freie Universität Berlin. Kirsten shares helpful advice for international doctoral researchers who are beginning their journey at FUB and explains how the Welcome Service helps them in their transition to life in Berlin. 

She explains that their support starts even before your arrival in Germany, as they can assist with complicated visa and job paperwork. Once you arrive, the Welcome Service helps with understanding employment documents, which are often in German. They also offer various resources such as campus tours, an onboarding platform with videos, and different events for orientation, advice and networking.

Kirsten outlines key steps for those who have just arrived, such as filling out employment documents, checking visa requirements, and signing contracts. She recommends opening a German bank account, registering at a district office, and obtaining health insurance as early as possible. Finding housing can be challenging in Berlin, but the university provides some accommodation services and housing resources. In regard to social life, Kirsten encourages newcomers to connect with locals, join clubs and societies, and explore the city, suggesting the use of specific websites for language practice and group activities.

Kirsten points out the complicated nature of German paperwork, but highlights the advantages of the country’s strong social security system, which includes generous vacation, sick leave, and various insurance types. She reassures that job security is substantial after the six-month probation period and emphasizes the necessity of having a job during doctoral studies for financial security. Additionally, she explains the VBL supplementary pension scheme. 

Finally, Kirsten emphasizes the importance of asking questions regarding all these matters and offers resources for those not affiliated with the university.

[see the full transcript of the episode here]

German:

In dieser Folge haben wir mit Kirsten Schmiester vom Welcome Service der Freien Universität Berlin gesprochen. Kirsten gibt hilfreiche Ratschläge für internationale Promovierende, die ihren Aufenthalt an der FU Berlin beginnen, und erläutert, wie der Welcome Service sie bei der Eingewöhnung in Berlin unterstützt.

Sie erklärt, dass die Unterstützung bereits vor der Ankunft in Deutschland beginnt, etwa bei komplizierten Formalitäten rund um Visum und Arbeitsvertrag. Nach der Ankunft hilft der Welcome Service, sich in den oft auf Deutsch verfassten Arbeitsunterlagen zurechtzufinden. Zudem stellen sie verschiedene Angebote bereit, darunter Campusführungen, eine Onboarding-Plattform mit Videos sowie diverse Veranstaltungen zur Orientierung, Beratung und Vernetzung.

Kirsten nennt wichtige Schritte für neu angereiste Promovierende, etwa das Ausfüllen von Arbeitsunterlagen, die Prüfung der Visabestimmungen und die Unterzeichnung von Verträgen. Sie empfiehlt, so früh wie möglich ein deutsches Bankkonto zu eröffnen, sich beim Bürgeramt anzumelden und eine Krankenversicherung abzuschließen. Die Wohnungssuche in Berlin kann eine Herausforderung darstellen, aber die Universität bietet Unterstützung und Informationen zu Wohnmöglichkeiten an. Was das soziale Leben betrifft, ermutigt Kirsten die Neuankömmlinge dazu, Kontakte zu Einheimischen zu knüpfen, Vereinen oder Gruppen beizutreten und die Stadt zu erkunden; hierfür empfiehlt sie spezielle Websites für Sprachpraxis und Gruppenaktivitäten.

Kirsten weist auf die Komplexität deutscher Behördenangelegenheiten hin, hebt aber gleichzeitig die Vorteile des starken sozialen Sicherungssystems hervor, das unter anderem großzügige Urlaubs- und Krankheitsregelungen sowie verschiedene Versicherungsleistungen umfasst. Sie betont die hohe Arbeitsplatzsicherheit nach der sechsmonatigen Probezeit und unterstreicht, wie wichtig eine Anstellung während der Promotion für die finanzielle Absicherung ist. Zudem erläutert sie das Zusatzversorgungssystem der VBL.

Abschließend betont Kirsten, wie wichtig es ist, Fragen zu all diesen Themen zu stellen, und verweist auf Informationsangebote für Personen, die nicht direkt an der Universität tätig sind.