Monatsspecial „CoCo“ (Teil 1/3):

Koordination und Kommunikation in Arbeitsgruppen: „CoCo“ – ein neuer Service für die Freie Universität!

Verwaltungsdaten sammeln und strukturieren, Prozesse dokumentieren oder in akademischen Forschungsprojekten gemeinsam Erkenntnisse gewinnen, sind zentrale Aufgaben in der Hochschule. In diesem Kontext müssen verteilt arbeitende Teams oder international arbeitende Forschungsgruppen vor allem eng kooperieren, kollaborieren und kommunizieren, um Aufgaben zu lösen, Handlungen zu koordinieren und Projektziele zu erreichen. Nicht selten geht hierbei viel Zeit verloren, um sich zunächst innerhalb des Projektes zu organisieren, einen gemeinsamen Modus und Medien für den Austausch zu finden oder Wissensressourcen zu teilen und mehr.

Mit CoCo einer wikibasierten Austauschplattform, können Kolleg/innen, Mitarbeiter/innen in der Verwaltung oder Wissenschaftler/innen sowie Projektbeteiligte und -teams sich auf die effiziente Bearbeitung von Aufgaben, das Management von Wissen oder die akademische Forschung konzentrieren. Denn mit CoCo lassen sich Projekte unterschiedlicher Art leichter verwalten, die Teamarbeit in Arbeits- und Forschungsgruppen vereinfachen und Kommunikation und Interaktion nutzerfreundlicher webbasiert realisieren. Mit CoCo können Sie

• sich einfacher in einer Arbeitsgruppe mit Kolleginnen und Kollegen an der Freien Universität und Partnerinstitutionen austauschen und organisieren
• effizienter Dokumente zentral in der Arbeitsgruppe ablegen
• schneller Veranstaltungen planen
• leichter Protokolle und To-Do-Listen verwalten
• transparenter alle Kommunikationsprozesse in der Arbeitsgruppe abbilden und dokumentieren.

CoCo

CoCo ist eine Arbeitsumgebung, die auf dem Wiki-System Confluence der Freien Universität basiert. CoCo ist vielfältig einsetzbar und hilft Ihnen als Projektverwaltungs- und Austauschplattform dabei, Ihre Projektorganisation und –kommunikation zu erleichtern. Die Arbeitsumgebung ermöglicht eine standortübergreifende Kollaboration, damit Sie einfacher Dokumente gemeinsam erstellen, speichern und organisieren, Veranstaltungen vorbereiten und planen, To-Do-Listen und Kalender mit Erinnerungsfunktionen verwalten können usw.

CoCo im Überblick

Mit CoCo haben Sie die Möglichkeit, Inhalte, Dateien und Prozesse transparent darzustellen oder diese mit Zugriffsberechtigungen offen oder passwortgeschützt zu publizieren. Zu den Basisdiensten von CoCo zählen die:

• Dokumentenablage
  Mit CoCo können Sie im Rahmen Ihrer Arbeitsgruppe mit den beteiligten Kolleginnen und Kollegen eine gemeinsame Dateiablage erstellen und mit Versionierung nutzen. Hierfür erstellen Sie eine neue Wikiseite und wählen als Seitentyp Dateiliste aus. Die jeweiligen Dateilisten können Sie für unterschiedliche Personen über Beschränkungen zur Ansicht / Nutzung freigeben. Die Wikiseiten können mit Tags verschlagwortet werden und ermöglichen das einfache Wiederauffinden der Dateien. So läßt sich unter anderem einfach eine Projekt-Bibliothek aufbauen, beispielsweise mit Dateien für Zwischenberichte oder Dateien zum Projektantrag usw.

• Kollaboration in Arbeitsgruppen
  Mit CoCo können Sie im Rahmen einer Arbeitsgruppe mit den beteiligten Projektpartnern oder Kolleginnen und Kollegen Ihre Zusammenarbeit organisieren und transparent gestalten:
  • Zur inhaltlichen Diskussion in Ihrer Arbeitsgruppe stellt Ihnen das Wiki verschiedene Diskussions- und Kommunikationsmöglichkeiten zur Verfügung. Neue Benachrichtigungen können Sie abonnieren und somit eine entsprechende Information nach jeder gespeicherten Änderung der betreffenden Wikiseite per Mail erhalten.
  • In Ihrer Arbeitsgruppe können Sie Konzepte und Vorhaben kollaborativ mit Ihren Kolleginnen und Kollegen erarbeiten, strukturieren, kommentieren sowie Dokumente importieren oder erstellte Wikiseiten als PDF oder Word-Datei exportieren.
• Organisation in Arbeitsgruppen
  CoCo ermöglicht es Ihnen gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen im Rahmen Ihrer Arbeitsgruppe oder Ihres Projekts die Organisation Ihres Vorhabens transparent mit allen Beteiligten zu gestalten, Veranstaltungen zu planen und nachzubereiten, Protokolle mit To-Do’s festzuhalten, Termine zu verwalten etc.
  

„CoCo“-Monatsspecial

• Monatsspecial Teil 2: CoCo in der Praxis
• Monatsspecial Teil 3: CoCo: Starterhilfe