Wikis: Forschungsgruppen/Abteilungen erstellen Einarbeitungsmaterialien für neue MitarbeiterInnen #9

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Mit Wikis sind wichtige Informationen und Dokumente für neue MitarbeiterInnen jederzeit verfügbar und leicht aktualisierbar. Für viele Einrichtungen ist es eine Herausforderung, neue MitarbeiterInnen einzuweisen. Ein „Onboarding“ Wiki kann helfen, für neue MitarbeiterInnen wichtige Informationen zusammenzubündeln.

Warum in einem Wiki? Mehrwert des Medieneinsatzes

  • Leichter Zugang: Alle nötigen Materialien und Ressourcen an einem Ort verfügbar.
  • Transparenz: Materialien rund um die Uhr verfügbar für alle Mitglieder. Formulare und Checklisten können als Anhang zur Verfügung gestellt werden: Das Wiki kann als zentrale Dokumentation für interne Arbeitsabläufen genutzt werden.
  • Wiederauffindbarkeit: Volltextsuche im gesamten Wiki: Die im Wiki gespeicherten Informationen sind schnell auffindbar.
  • Schnell aktualisierbar und anpassbar: Formulare, Tutorials und Arbeitsabläufe können schnell aktualisiert werden.
  • Zeitersparnis für alle Beteiligten: Viele Fragen zu Organisation und Arbeitsabläufen können dokumentiert werden und stehen somit neuen MitarbeiterInnen zur Verfügung.
  • Zugriffskontrolle: Durch die Nutzerverwaltung kann der/die Wiki-AdministratorIn bestimmen, wer im Wiki lesen und/oder schreiben kann.
  • Kollaborativ und kommunikativ: Mitarbeiter/innen haben die Möglichkeit, beizutragen, zu kommentieren und Verbesserungsvorschläge zu äußern.

Ein Beispiel dafür ist das ADM-Wiki 2.0 von CeDiS:

In diesem Wiki können sich neue MitarbeiterInnen über Arbeitsaufläufe, Ressourcen und Zuständigkeiten informieren. Rubriken wie „Office Management“, „Personal“ und „Finanzen“ helfen den neu eingestellten MitarbeiterInnen, sich in der neuen Arbeitsumgebung zurechtzufinden. Häufig genutzte Formulare, Vorlagen und Checklisten für verschiedene Bereiche der eigenen Arbeitsorganisation  können leicht gefunden werden.

Eine andere Funktion des Wikis ist die Weitergabe des gewonnenen Know-Hows. MitarbeiterInnen, die neue Aufgaben übernehmen, können von dem Erfahrungsschatz ihrer KollegInnen profitieren. Wer zum Beispiel eine Tagung organisieren muss, findet alle nötige Information auf der Seite „Veranstaltungsmanagement“. Vom üblichen Prozedere für die Einladung von ReferentInnen über Buchung und Abrechnung von Veranstaltungsräumen bis hin zu hochspezialisierten Aufgaben wie der Erstellung eines Tagungsbandes sind sämtliche wichtigen Informationen und Ansprechpartner im Wiki dokumentiert.

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